中小企業のAI活用、最初の一歩は“総務・管理部門”から？調査データから見る現実的な始め方
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中小企業でもAI活用は現実的な選択肢に
中小企業でも、AI活用は少しずつ現実的な選択肢になり始めています。
独立行政法人 中小企業基盤整備機構が公表した「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」では、AIの導入率は20.4％でした。導入を検討している企業18.6％を合わせると、全体の39.0％がAI導入に前向きという結果が示されています。
では、AIはどのような業務から活用されているのでしょうか。
導入が進んでいるのは、総務・管理部門
同調査によると、AIを導入している企業において、業務分野別の導入率が最も高かったのは「総務・管理部門」の68.3％でした。
次いで「営業・販売・サービス部門」60.3％、「経営・企画部門」58.5％と続いています。
AIというと、開発や分析など専門的な業務を思い浮かべる方も多いかもしれません。
しかし実際には、社内文書の作成、議事録の整理、問い合わせ対応、マニュアル作成など、日々のバックオフィス業務でも活用が広がりつつあります。
身近なバックオフィス業務から検討することは、中小企業にとって取り組みやすい始め方の一つと考えられます。
なぜなら、総務・管理部門には「毎月繰り返している作業」「担当者に聞かないとわからない業務」「文章化されていないルール」などが多く存在するためです。
期待されているのは、業務効率化と作業時間の短縮
AIを導入している企業の導入目的として最も多かったのは、「業務効率化／作業時間の短縮」で87.0％でした。
2位の「品質向上」32.3％と比べても、大きな差があります。
たとえば、次のような業務はAIを活用しやすい領域です。
・会議メモを要約する
・メール文面のたたき台を作る
・社内向けのお知らせ文を整える
・過去資料をもとにFAQやマニュアルを作る
一つひとつは小さな作業でも、毎日・毎週発生していれば、積み重なった時間は大きなものになります。
ただし、AIは入れるだけでは成果につながらない
一方で、AIツールを導入しただけで、すぐに業務が減るわけではありません。
大切なのは、「どの業務に使うのか」「誰が使うのか」「どこまでをAIに任せ、どこから人が確認するのか」を決めることです。
AIは便利な道具ですが、業務の流れが整理されていない状態では、うまく活用しきれない場合があります。
使い方が人によってばらつくと、社内に定着しにくくなることもあります。
活用を定着させるには、業務設計と事例共有が重要
同調査では、「成功事例や活用事例などの情報」が十分に入手できていないとする回答が83.3％にのぼりました。また、「適切なベンダーや製品を選定する情報」が十分にあるとはいえない回答も79.8％となっています。
この結果からは、多くの企業が単なるツール名だけでなく、より現場に近い情報を求めていることがうかがえます。たとえば、
・自社の業務では、どこから始めればいいのか
・社員にどう使ってもらえばいいのか
・どのように業務改善につなげればいいのか
といった点を整理することが、AI活用を社内に定着させるうえで重要になります。
調査結果を踏まえたAI Mateの考え方
AI Mateでは、生成AIを「使ってみる」で終わらせず、現場の業務に合わせた活用方法の設計から、社内で使い続けるための仕組みづくりまで支援しています。
総務・管理部門の文書作成、議事録整理、社内FAQ、マニュアル作成など、身近な業務から始めることで、AI活用はより現実的に進めやすくなります。
生成AIの活用や社内の業務改善にご関心のある企業様向けに、AI Mateでは生成AI活用研修・業務改善支援を行っています。
参考：独立行政法人 中小企業基盤整備機構「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」
https://www.smrj.go.jp/research_case/questionnaire/fbrion0000002pjw-att/202603_AI_point.pdf
※本記事は、上記資料を参考に、AI Mate株式会社が独自の見解として作成したものです。中小企業基盤整備機構が当社サービスを推奨・保証しているものではありません。
