ChatGPTのGPTsで社内資料を読み込ませる前に。企業が確認したい安全な使い方

GPTsに社内資料を入れて大丈夫？

ChatGPTを使っていると、毎回同じ指示を入力するのが面倒に感じることがあります。

「自社のルールに沿って回答してほしい」
「社内マニュアルをもとに答えてほしい」
「よく使う業務を、専用アシスタントのようにまとめたい」

そんなときに活用できるのが、ChatGPTの「GPTs」です。

GPTsは、特定の目的に合わせて設定できるカスタム版のChatGPTです。OpenAI公式でも、GPTsは指示、Knowledge、機能などを組み合わせて作成できるものと説明されています。

GPTsには、Knowledgeという機能があります。
これは、PDFやテキストなどのファイルを追加し、その内容を参考にしながら回答できるようにする仕組みです。

たとえば、社内マニュアル、サービス説明資料、よくある質問集、研修資料などを入れておくことで、GPTsがそれらを参照しながら回答しやすくなります。

一見すると、とても便利です。
しかし、企業で使う場合は「何を入れるか」を慎重に考える必要があります。

Knowledgeに資料を入れると、GPTsはその内容を回答の参考にします。
そのため、社内資料を入れる前には、まず自社の情報管理ルールや生成AI利用ルールを確認することが大切です。

たとえば、社内で「生成AIに入力してよい情報・入力してはいけない情報」が決まっている場合は、そのルールに沿って判断する必要があります。
また、顧客情報、個人情報、契約情報、未公開の売上情報、社外秘の資料などは、安易に入れるのを避けた方が安全です。

OpenAIのファイルアップロードFAQでは、カスタムGPTのKnowledgeとしてアップロードされたファイルは、そのGPTを削除するまで保持されると説明されています。
つまり、Knowledgeは「一時的に見せる資料」ではなく、GPTsの参照情報として扱われるものです。

だからこそ、社内資料を入れる前には、社内ルールに照らして問題がないか、参照情報として扱われてもよい内容かを確認しておくことが重要です。

社内GPTを作る前に、まずは次の点を確認しておきましょう。

・社外に見せても問題ない内容か
・個人情報や顧客情報が含まれていないか
・古い情報や誤った情報が混ざっていないか
・回答に使われてもよい範囲の資料か
・誰が管理し、更新するのか決まっているか

特に、古いマニュアルや未整理の資料をそのまま入れると、GPTsが古いルールをもとに回答してしまう可能性があります。

AIは便利ですが、情報の正しさまで自動で保証してくれるわけではありません。

GPTsのKnowledge機能は、うまく使えば社内業務の効率化に役立ちます。
ただし、作って終わりではありません。

どの資料を入れるのか。
誰が更新するのか。
どの業務で使うのか。
回答結果を誰が確認するのか。

こうした運用ルールまで決めておくことで、GPTsは安心して使いやすい社内アシスタントになります。

AI活用で大切なのは、ツールを導入することだけではありません。
現場の業務に合わせて、使い方、情報管理、確認フローまで設計することです。

Knowledge機能は、社内GPTsを便利にする強力な仕組みです。
一方で、扱う情報を間違えると、思わぬリスクにつながる可能性もあります。

AI Mateでは、ChatGPTやGPTsを活用した業務効率化研修・社内AI活用支援を行っています。
ツールの使い方だけでなく、社内ルールづくりや情報管理の考え方まで、実務に落とし込める形でご支援しています。

生成AIの活用や、社内GPTsの設計にご関心のある企業様は、お気軽にお問い合わせください。

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