年間80時間の「探す時間」を減らせるか。AI Mateが実践した“整理する業務改善”

AI導入より先にやったこと。AI Mateの「整理する業務改善」

「必要な資料が見つからない」
「最新版がどれかわからない」
「前に作ったデータがどこにあるかわからない」

こうした“探す時間”は、日々の業務の中で意外と大きな負担になります。

実際、人は1日平均20分、年間約80時間を「探す時間」に使っているとも言われています。

ファイルや資料、議事録、テンプレートなど、「どこにあるかわからない」という状態は、多くの職場で起きている課題です。

AI活用の前に、「整理されていること」が重要だった

生成AIというと、

• 業務自動化
• AIチャットボット
• 高度な分析
• AIエージェント

など、“新しい技術”に注目が集まりがちです。

しかし実際の現場では、それ以前に、

「必要な情報へ、すぐアクセスできること」

が、生産性に大きく影響します。

実際、デジタル庁が公開している生成AI活用事例でも、

• マニュアル検索時間の短縮
• 情報探索の効率化
• 必要情報への到達速度向上

など、“探す時間”そのものを減らす取り組みが紹介されています。

つまり、生成AI活用というと高度な自動化が注目されがちですが、現場ではまず「情報を探しやすい状態」が重要だということです。

AI Mateでも、まず「整理する」ことを重要視しています。

「整理する」は、単なる片付けではない

今回AI Mateで取り組んだのは、社内データや業務情報の整理です。

たとえば、

• フォルダ構成の見直し
• ファイル命名ルールの統一
• テンプレート整理
• AIで再利用しやすい情報形式への統一
• 業務情報のカテゴリ整理

などを進めました。

一見すると地味な改善ですが、実際にはかなり効果があります。

探す時間が減ることで、

• 作業スピードが上がる
• 確認作業が減る
• 引き継ぎしやすくなる
• AIへ指示しやすくなる
• ナレッジが属人化しにくくなる

といった変化が起きます。

AIは「整理された現場」で力を発揮する

生成AIは非常に便利です。

ただし、
情報が散らばった状態では、

• 毎回説明が必要
• 同じ資料を探し直す
• 指示が曖昧になる
• AI出力が安定しない

といった問題も起こります。

つまり、AIを導入するだけでは、業務は減りません。

情報が整理され、
必要な人が、
必要な情報へ、
すぐアクセスできる状態。

そうした“現場で使える設計”があってこそ、生成AIは力を発揮します。

これは、AI Mateが日々の業務改善支援の中で大切にしている考え方でもあります。

小さな整理が、将来の自動化につながる

業務改善というと、大きなシステム導入をイメージされることがあります。

しかし実際には、

• ファイル名を揃える
• 保存場所を決める
• テンプレートを作る
• 情報を分類する

といった小さな整理が、後々の自動化やAI活用につながっていきます。

AI Mateでは、 「AIを入れること」そのものではなく、

• 現場で使いやすいこと
• 続けられること
• 業務が減ること

を重視しながら、生成AI活用や業務改善支援を行っています。

AIを“便利ツール”で終わらせず、実際の業務改善までつなげること。

それが、私たちが目指しているAI活用です。

生成AI活用・業務改善のご相談について

生成AIの活用や、社内の業務効率化にご関心のある企業様は、お気軽にお問い合わせください。

AI Mateでは、現場の業務フローに合わせた生成AI活用支援や、情報整理・業務改善・仕組み化支援を行っています。

「何から整理すればいいかわからない」という段階からでも、ご相談可能です。