月額3,000円のAI秘書？Slack・メール・カレンダーの確認漏れをAIで減らす業務改善

確認漏れを防ぐために、AIを“毎朝の秘書”にする 

AI Mateでは、Slackやメール、カレンダーをすべて人の手で確認するのではなく、AIに毎日決まった時間にチェックしてもらう仕組みを運用しています。

たとえば朝になると、AIから
「今日はこのタスクがあります」
「このメッセージにまだ返信できていません」
といった通知が届きます。

これにより、Slack・Gmail・Googleカレンダーを何度も行き来して確認する時間を、大幅に減らせるようになりました。

実際に使ってみると、感覚としては、優秀な秘書が1人ついてくれているようなものです。
しかも、人を雇う場合とは違い、AIにかかる費用は月額3,000円程度。

この金額で、日々の確認漏れや返信忘れを減らせるなら、非常に大きな業務改善です。

AIを導入する価値は、文章作成や情報収集だけではありません。
毎日の確認作業を支え、必要なタイミングで次の行動を知らせてくれることも、実務では大きな効果があります。

AIは「確認作業」を代わりに進めてくれる

日々の仕事では、Slack、Gmail、Googleカレンダーを行き来するだけでも時間がかかります。

Slackには連絡が届き、Gmailには確認すべきメールが入り、Googleカレンダーには予定が並びます。
それぞれを人が毎回確認していると、集中力も時間も削られてしまいます。

そこでAI Mateでは、AIに情報を整理してもらい、「次に確認すべきこと」を通知してもらう形にしました。

Slackで返信できていないメッセージがあれば知らせる。
必要に応じて、返信文のアイデアも出す。
メンションをつけて関係者に返す流れも考える。

AIがすべてを勝手に判断するのではなく、人が判断しやすい状態まで整えてくれるイメージです。

Gmail・カレンダーもタスク漏れ防止に使う

GmailやGoogleカレンダーも、タスク漏れを防ぐための大切な情報源です。

メールには、返信が必要な内容や、あとで確認すべき依頼が含まれています。
カレンダーには、予定だけでなく、その前後に必要な準備も隠れています。

AIがこれらを確認することで、
「今日対応すべきこと」
「まだ返していない連絡」
「予定に関連して確認した方がよいこと」
を整理しやすくなります。

大切なのは、AIを業務の流れに組み込むこと

AI活用で大切なのは、便利なツールを入れることだけではありません。
どの業務を、どのタイミングで、どのようにAIに確認させるかを設計することです。

AI Mateでは、裏側の細かな設定内容は公開していません。
そのまま真似できる形で出してしまうと、独自の工夫が失われてしまうためです。

ただし、表側で起きていることはシンプルです。

AIが毎日情報を確認し、必要なタスクや未返信を知らせる。
人は通知を見て判断し、返信や対応を進める。

これだけでも、日々の確認作業は大きく減らせます。

AI Mateでは今後も、自社での実践を通じて、AIを実務に落とし込む方法を検証していきます。生成AIの活用や、社内の業務効率化にご関心のある企業様は、お気軽にお問い合わせください。
AI Mateでは、現場の業務に合わせた生成AI活用研修・業務改善支援を行っています。