ChatGPTで簡単に作れる！毎朝のメール対応を手伝うAIエージェント

毎朝、仕事を始めるときに、まずメールの確認からスタートしていませんか？

届いたメールに目を通し、返信が必要なものを選び、文章を考えて送信する。日々の当たり前の作業ですが、意外と時間がかかるものです。

もし、仕事を始める前にAIがメールを確認し、返信文の下書きまで準備してくれていたら、どうでしょうか。

実は、ChatGPTの機能を組み合わせることで、こうした業務をサポートする「AIエージェント」のような仕組みを作ることができます。

今回は、身近なメール対応を例に、ChatGPTを使ったAIエージェントの活用方法をご紹介します。

ChatGPTで作るAIエージェントとは？

ChatGPTといえば、質問に答えてもらったり、文章を作成してもらったりする使い方をイメージする方が多いかもしれません。

しかし、最近では、ChatGPTに決まったタイミングで作業を実行してもらったり、外部サービスと連携して情報を確認してもらったりすることも可能になっています。

例えば、これまでは人がChatGPTを開いて「今日のメールを確認して」とお願いする必要がありました。

それが、あらかじめ作業内容と実行するタイミングを決めておくことで、毎回指示を出さなくても、AIが仕事を進める仕組みを作れるようになってきたのです。

こうした、AIが一定の目的に沿って作業を進める仕組みを、広い意味で「AIエージェント」と呼びます。

本格的なAIシステムを一から開発しなくても、ChatGPTの既存機能を活用することで、身近な業務から取り入れられるのが魅力です。

AI Mate株式会社でも、ChatGPTとGmailを連携させ、毎朝のメール確認や返信準備をサポートする仕組みを試しています。

目指しているのは、次のような働き方です。

① 毎朝、AIがメールを確認する
あらかじめ設定した時間になると、ChatGPTが連携しているGmailを確認します。

② 返信が必要なメールを選別する
広告やメルマガ、自動通知などを除外し、返信が必要と思われるメールを整理します。

③ 返信メールの下書きを準備する
メールの内容に合わせて、丁寧でわかりやすい返信文を作成します。利用できる連携機能や権限によっては、Gmailの下書きとして保存する運用も可能です。

④ 最後は人が確認して送信する
AIが準備した文章を人が確認し、必要に応じて修正してから送信します。

つまり、これまで自分で行っていた「メールを読む・選ぶ・返信文を考える」という作業の一部を、AIに任せるイメージです。

もちろん、すべてのメールをAIが正確に判断できるわけではありません。また、連携先の権限や承認状況によっては、作業が途中で止まる場合もあります。

そのため、AIに任せる範囲と、人が最終判断する範囲を分けておくことが大切です。

今回ご紹介したのは、メール対応をサポートするAIエージェントの一例です。

実は、この考え方はさまざまな業務に応用できます。

例えば、

このように、これまで人が繰り返し行っていた作業の一部を、AIにサポートしてもらうことができます。

ただし、企業によって業務の進め方や利用しているシステム、取り扱う情報は異なります。

AIエージェントを効果的に活用するためには、単にAIを導入するだけでなく、「どの業務を任せるのか」「どこまで自動化するのか」を整理し、自社に合った仕組みを設計することが重要です。

これまでのChatGPTは、人が質問すると答えてくれる存在でした。

しかし、外部サービスとの連携やタスク機能を活用することで、日々の業務を先回りしてサポートしてくれる存在へと進化しています。

今回ご紹介したメール対応のように、まずは身近な業務からAIエージェントを活用してみることで、働き方を見直すきっかけになるかもしれません。

大切なのは、AIを導入すること自体ではなく、AIを活用して日々の業務をどれだけ効率化できるかという視点です。

AI Mate株式会社では、生成AIの基本操作から、企業ごとの業務課題に合わせたAI導入・業務改善、継続的な活用支援までサポートしています。

「自社でもAIエージェントを活用してみたい」「どんな業務をAIに任せられるのか知りたい」という企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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